Power BI es la herramienta de Microsoft para crear informes y cuadros de mando. Una de las primeras dudas al plantearlo en una empresa es cuánto cuesta Power BI. La respuesta corta: crear informes es gratis; compartirlos con tu equipo es lo que requiere licencia. Te explicamos cada opción para que elijas la adecuada y no pagues de más.
Power BI Desktop: gratis
Power BI Desktop es la aplicación para Windows donde se conectan los datos, se modelan y se diseñan los informes. Se descarga gratis desde Microsoft. Con ella puedes trabajar en tu ordenador sin pagar nada. El límite llega cuando quieres publicar el informe en la nube (el servicio de Power BI) para que otras personas lo vean desde el navegador o el móvil, con actualización automática de los datos.
Las licencias de Power BI
| Licencia | Para quién | Qué permite |
|---|---|---|
| Gratuita (Free) | Uso individual | Crear informes y usarlos en tu área personal. No permite compartirlos con otros usuarios salvo que el contenido esté en una capacidad Premium o Fabric. |
| Power BI Pro | La mayoría de pymes | Publicar, compartir y colaborar. Cada persona que crea o ve informes compartidos necesita su licencia Pro. |
| Premium por usuario (PPU) | Equipos que necesitan funciones avanzadas | Todo lo de Pro más modelos más grandes, más actualizaciones al día y funciones de IA avanzadas. |
| Capacidad Fabric (F) | Empresas con muchos lectores | Se paga una capacidad para toda la organización. A partir de cierto tamaño de capacidad, quienes solo consultan informes no necesitan licencia Pro. |
Cuánto cuesta cada licencia
Microsoft publica los precios en dólares por usuario y mes, con pago anual, y los ajusta de vez en cuando. Desde abril de 2025 la tarifa de Power BI Pro es de 14 $ y la de Premium por usuario, de 24 $ por usuario y mes. En euros el importe es similar y se le suma el IVA. Algunos planes de Microsoft 365 (como E5) ya incluyen Power BI Pro, así que revisa qué tienes contratado antes de comprar.
Las capacidades Fabric se pagan por hora o con reserva anual y su precio depende del tamaño; tienen sentido para organizaciones con muchas personas consultando informes. Consulta siempre la página oficial de precios de Microsoft antes de decidir, porque las tarifas y las condiciones cambian.
Ejemplos: qué licencia necesitas
- Gerente que se hace sus propios informes y no los comparte: basta con Power BI Desktop y la licencia gratuita.
- Pyme de 8 personas donde la dirección y 3 responsables miran el cuadro de mando: 4 licencias Pro (quien crea el informe también la necesita si lo comparte).
- Empresa con 150 empleados que consultan un informe de ventas: conviene comparar el coste de 150 licencias Pro con el de una capacidad Fabric.
- Quieres enseñar un informe a un cliente externo: o bien tiene licencia, o se usa Power BI Embedded, o se exporta a PDF. Para informes de marketing públicos, Looker Studio puede ser más práctico.
Además de la licencia: el coste de montarlo
La licencia es la parte pequeña. Lo que realmente cuesta (en tiempo o en dinero) es preparar los datos: conectar el ERP, la contabilidad, el CRM o la tienda online, limpiar la información, construir el modelo y diseñar informes que la dirección entienda. Un cuadro de mando mal planteado se abandona en dos meses aunque la licencia sea barata.
Por eso, antes de diseñar gráficos, conviene definir qué decisiones quieres tomar y con qué indicadores. Si no sabes por dónde empezar, nuestra guía del cuadro de mando integral te da un esquema y un ejemplo para una pyme.
¿Power BI o Looker Studio?
Si solo necesitas informes de marketing (Google Analytics 4, Google Ads, Search Console), Looker Studio es gratuito y suficiente. Power BI compensa cuando quieres unir esos datos con la facturación, la contabilidad o el ERP, o cuando necesitas permisos por usuario y modelos de datos más serios.
Preguntas frecuentes
¿Power BI funciona en Mac?
Power BI Desktop solo existe para Windows. Desde un Mac puedes ver y editar informes en el navegador (servicio de Power BI) o usar Power BI Desktop en una máquina virtual con Windows.
¿Se puede usar Power BI gratis en una empresa?
Sí, para crear y usar informes de forma individual. En cuanto quieras compartirlos dentro del equipo a través del servicio de Power BI necesitarás licencias Pro, salvo que tengáis una capacidad Premium o Fabric.
¿Cuánto cuesta que una consultora monte el cuadro de mando?
Depende del número de fuentes de datos y de informes. En nuestra consultoría Power BI para empresas revisamos primero tus datos y te enviamos una propuesta cerrada, indicando también qué licencias necesitas.
¿Quieres saber qué licencia te conviene y cómo quedaría tu cuadro de mando? Reserva una primera reunión gratuita.
